Volvo genomför just nu ett 20 tal projekt för att skapa en modernare arbetsplats och ett modernare förhållningssätt mellan medarbetare och kontor. Jonas Westerlund är ansvarig för Future Workplace som driver förändringen.
Vad innebär ett aktivitetsbaserat arbetssätt för dig?
– För det första är det medarbetaren som ska ges förutsättningar att vara mobil och arbetsplatsen som ska anpassas för detta. Det innebär att man kombinerar de organisatoriska målen med digitala arbetssätt och förutsättningarna i den fysiska miljön.
Målsättningen för Volvo är att ge medarbetaren ökad förståelse för det positiva i mobilitet samt att ge rätt grundförutsättningar för detta. För att åstadkomma detta är det, enligt Jonas Westerlund, viktigt att öka medarbetarens kunskap om hur hjärnan påverkas i olika miljöer.
Hur påverkas hjärnan?
– Man ges idag väldigt lite tid för reflektion och eftertanke så som en traditionell arbetsplats är uppbyggd. Därför behöver samtliga medarbetare förstå värdet av egentid, tystnad och nedkopplad tid. Det går åt otroliga mängder energi till att fokusera och fokusera om när man är ständigt uppkopplad och samverkar med andra människor.
Jonas Westerlunds team på Volvo har genomfört beläggningsmätningar av 14 000 skrivbord i 60 byggnader samt frågat 8000 medarbetare om hur de presterar i olika miljöer som underlag för förändringarna.
Du säger att det moderna kontoret är stängt, varför då?
– För att vi som företag tappar otroliga mängder kapacitet och prestationer när vi sitter i öppna landskap och samtidigt är uppkopplade till arbetsrelaterade och privata samverkanssystem, det innebär konstant trippla störningsmoment. Tyvärr är det verkligheten för de allra flesta idag.
Vad är hindren mot att förändra organisationers förhållningssätt till kontor?
– Trots att förtroende är ett kärnvärde som finns i allt fler företags värderingsarbete lyser det med sin frånvaro på den fysiska arbetsplatsen och i organisationens arbetssätt alldeles för ofta. Sedan tycker chefer om att anställda kommer till kontoret eftersom de upplever dem som mer tillgängliga då.
Enligt Jonas Westerlund är ledarskapet en nyckelfaktor i att framgångsrikt förändra arbetsplatsens funktioner. Mycket handlar om att utbilda ledare i att se helheten.
– Många chefer är extroverta och får själva energi av den sociala interaktionen på kontoret och det är de som bestämmer i dessa frågor. Det är också en av orsakerna att många förordar att de anställda ska fika, de tror att det ger alla energi. Men för många medarbetare tar det energi att sitta igenom sociala aktiviteter, introverta personer får energi av egentid och tystnad.