Totalt lägger du ungefär tjugo procent av din arbetsvecka på möten. Och av dessa är endast hälften produktiva. Resten stjäl energi, tid och pengar – om du inte tänker dig för.
Möten tas inte tillvara på, visar en undersökning från Svenska Möten (Svenska möten! En kartläggning av möten och möteskultur i svenska organisationer). Utförda rätt är de ovärderliga verktyg när det kommer till vidareutveckling av en verksamhet. Därför är det lockande att hålla många möten, för frekvent. Men sammanträdena riskerar då att bli mer stjälpande än hjälpande.
Sätt stopp för slentrian
Lösningen är planering, mer planering och ännu mer planering:
- Vad har mötet för karaktär? Skilj på informations-, besluts- eller utvecklingsmöte.
- Vad är syftet med sammankomsten? Du som kallar anger med fördel varför mötet hålls, så att den som ska gå på det hinner förbereda sig.
- Vilka behöver närvara? Genom att välja rätt personer slösar du inte med folks tid och genom att tacka nej till en inbjudan värnar du om din egen.
- Byt plats ibland – ändra sal och sinnesstämning i samma svep.
- Kräv delaktighet och förbjud därför telefoner och annat som distraherar.
- Sätt en dagordning – och följ den!
- Ange även en start- och sluttid – och håll dessa!
- Parkera ämnen som ni inte blir kommer i hamn med och ta upp dessa på nytt nästa gång som ni träffas
- Följ upp och utvärdera mötet – vad kan du och dina kollegor göra bättre nästa gång?
Sistnämnda är nog så viktigt. Trots detta visar samma undersökning från Svenska Möten att blott tre av tio tjänstemän jobbar på företag som ger just feedback på möten. Några fler, fyra av tio, är vana vid att följa specifika spelregler vid möten. Här finns – med andra ord – mycket att lära.