Avant la visite : définissez à quoi sert réellement le bureau
La plupart des décisions en matière de coworking échouent parce que l'équipe ne s'accorde jamais sur la fonction du bureau. Un espace idéal pour les journées culturelles peut être horrible pour le travail intensif, et un espace parfait pour la concentration peut sembler mort pour la collaboration.
Un moyen simple de s'aligner en interne consiste à choisir l'objectif principal :
- journées de collaboration (planification, ateliers, sessions d'équipe)
- réunions et entretiens avec les clients
- travail de concentration et exécution nécessitant de nombreux appels
- base hybride (un mélange des trois)
Une fois l'objectif clair, la visite devient plus facile : soit l'espace répond à cet objectif, soit il ne le fait pas.
Réalité des trajets : l'équipe se présentera-t-elle réellement ?
Un espace de coworking ne fonctionne que si les gens l'utilisent régulièrement. Cela fait des trajets un facteur de décision essentiel, et non un simple « plus ».
Questions à poser
- Quels sont les trajets les plus courants pour les membres : centre-ville, nord/aéroport ou banlieue ?
- Combien de temps faut-il pour parcourir les « cinq dernières minutes » à pied entre les transports en commun et l'entrée ?
- L'entrée est-elle facile à trouver pour les nouveaux visiteurs ?
- Quelles sont les options de stationnement disponibles et combien coûtent-elles ?
- Le stationnement pour vélos est-il sûr et pratique ?
Ce qu'il faut rechercher pendant la visite
Si l'arrivée semble confuse, l'équipe le ressentira chaque semaine. Un espace bien conçu facilite l'arrivée : entrée claire, enregistrement intuitif et pas de moments gênants où les visiteurs se demandent « où dois-je aller ? ».
Aménagement de l'espace de travail : l'espace peut-il prendre en charge différents modes de travail ?
La plupart des équipes ont besoin d'au moins trois modes dans la même journée : concentration, appels et collaboration. Un espace de coworking doit prendre en charge ces modes sans obliger les gens à improviser.
Questions à poser
- Où s'assoient les travailleurs qui ont besoin de calme, et comment cet espace est-il protégé ?
- Où peut-on discuter rapidement sans déranger les autres ?
- Y a-t-il une séparation claire entre les zones sociales et les zones de concentration ?
- Quel est le taux de remplissage de l'espace les jours de pointe (généralement du mardi au jeudi) ?
- Existe-t-il des zones dédiées où les équipes peuvent s'asseoir ensemble les jours de collaboration ?
Ce qu'il faut rechercher pendant la visite
Le meilleur indicateur est le comportement : où les gens passent-ils leurs appels et quel est le niveau sonore dans la zone « calme » ? Si l'espace repose sur les bonnes manières plutôt que sur la conception, il est souvent perturbé lorsque l'espace est très fréquenté.
Cabines téléphoniques et appels : le moyen le plus rapide de perturber un espace de coworking
Les équipes sous-estiment souvent le nombre d'appels qu'elles passent. Si les cabines téléphoniques sont toujours occupées, les appels se propagent dans les espaces communs et l'ensemble de l'espace devient moins utilisable.
Questions à poser
- Combien de cabines téléphoniques sont disponibles par étage ou par zone ?
- Que se passe-t-il lorsque les cabines sont pleines ? Existe-t-il des règles en cas de surcharge ou des zones d'appel supplémentaires ?
- Les cabines peuvent-elles être réservées ou sont-elles attribuées selon le principe du premier arrivé, premier servi ?
- Quelle est l'isolation acoustique des cabines et des salles de réunion ?
- Existe-t-il des restrictions concernant la durée des appels ou les appels vidéo dans les espaces communs ?
Ce qu'il faut rechercher lors de la visite
Placez-vous près d'une zone de cabines. Si les appels sont clairement audibles à l'extérieur, l'espace peut sembler bruyant même s'il semble calme.
Salles de réunion : considérez-les comme le produit réel
De nombreuses équipes rejoignent un espace de coworking principalement parce qu'elles ont besoin de salles de réunion pour organiser des sessions de planification, des entretiens, des ateliers et des appels hybrides. C'est également là que des « coûts cachés » apparaissent souvent.
Questions à poser
- Comment les salles de réunion sont-elles facturées : crédits inclus, paiement à l'utilisation ou une combinaison des deux ?
- Quelle est la disponibilité aux heures de pointe (en particulier entre 10 h et 15 h) ?
- Y a-t-il suffisamment de petites et moyennes salles (et pas seulement une grande salle de conférence) ?
- L'équipe peut-elle effectuer des réservations hebdomadaires récurrentes ?
- Quels équipements techniques sont inclus (écran, caméra, microphones) et qui assure le support technique ?
Ce qu'il faut rechercher lors de la visite
Demandez à voir les disponibilités de réservation des salles pour la semaine suivante aux heures de pointe habituelles. Si le calendrier est déjà complet, l'équipe en ressentira rapidement les inconvénients.
Confidentialité et sécurité : qu'advient-il des colis, des invités et des données ?
Même les petites équipes ont souvent besoin d'une confidentialité de base : appels confidentiels, entretiens et manipulation sécurisée des équipements.
Questions à poser
- Comment les invités sont-ils pris en charge : réception, enregistrement automatique ou gestion par les membres ?
- Y a-t-il des casiers ou des options de stockage pour les membres réguliers ?
- Comment le courrier et les colis sont-ils gérés ?
- Quelles sont les règles d'accès (24 heures sur 24, 7 jours sur 7, week-ends, accès des invités en dehors des heures d'ouverture) ?
- Quelles sont les mesures de sécurité en place (contrôle d'accès, vidéosurveillance dans les espaces communs, enregistrement des invités) ?
Ce qu'il faut rechercher pendant la visite
Le flux des invités doit être professionnel et simple. Si les invités restent debout sans savoir où s'asseoir, l'espace peut être stressant pour les équipes en contact avec la clientèle.
Conditions contractuelles : la flexibilité peut être réelle ou « marketing »
Le coworking est généralement plus flexible qu'un bail, mais les clauses en petits caractères restent importantes, surtout en cas de changement d'effectif.
Ce que les équipes doivent confirmer
- durée minimale et délai de préavis
- règles de réduction des effectifs (souvent plus strictes que celles d'augmentation)
- possibilité de changer de type de bureau (bureau partagé → bureau dédié → bureau privé)
- changements de prix lors du renouvellement
- frais ponctuels (installation, dépôts, intégration)
Un bon contrat soutient la manière dont l'équipe prévoit d'évoluer au cours des 6 à 12 prochains mois.
Le test du « mardi chargé » : le meilleur moyen d'éviter un mauvais choix
Si possible, les équipes doivent visiter les lieux pendant une période chargée et observer une journée de travail réelle :
- les cabines téléphoniques sont-elles toutes occupées ?
- Les membres prennent-ils leurs appels dans les salons ?
- Les zones calmes restent-elles calmes ?
- Les salles de réunion peuvent-elles être réservées en cas de besoin ?
- L'espace semble-t-il productif ou chaotique ?
Un espace qui fonctionne sous pression est généralement un choix sûr à long terme.
Trouvez le bon espace de coworking avec Workaround
Workaround aide les équipes à comparer les options de coworking en fonction de ce qui détermine réellement leur satisfaction : la facilité d'accès, la configuration des salles de réunion, la capacité des cabines téléphoniques, la flexibilité des contrats et la manière dont l'espace s'adapte aux modes de travail réels. L'objectif est de réduire le nombre de visites, d'accélérer la présélection et de trouver un espace de travail que l'équipe utilisera réellement.