Pourquoi les offres de coworking sont-elles difficiles à comparer ?
La plupart des tarifs de coworking ne correspondent pas à un « loyer ». Il s'agit d'un ensemble comprenant un espace, des services et des règles. Deux espaces peuvent tous deux annoncer des « salles de réunion » et un « accès 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 », mais l'un inclut des crédits et l'autre facture à l'heure. L'un dispose de suffisamment de cabines téléphoniques pour les équipes qui passent beaucoup d'appels, tandis que l'autre oblige à passer ses appels dans le salon. L'un est « flexible » en matière de surclassement, mais pénalise la réduction des effectifs.
Une comparaison équitable doit tenir compte du mode de fonctionnement de votre équipe et du comportement de l'offre dans des conditions réelles d'utilisation, et non de l'attrait de l'annonce.
Étape 1 : définissez le profil de travail de votre équipe avant de noter quoi que ce soit
Un modèle de notation ne fonctionne que si vous notez par rapport à un cas d'utilisation réel. Avant de comparer les offres, définissez rapidement :
L'objectif de votre bureau
Choisissez l'objectif principal des journées au bureau :
- collaboration (planification, ateliers, journées d'équipe)
- travail concentré (travail approfondi et routines calmes)
- accueil des clients (réunions, entretiens, crédibilité)
- base hybride (une combinaison des trois)
Ceci est important car un espace peut obtenir un score « élevé » pour un objectif et échouer pour un autre.
L'intensité de vos appels et réunions
Notez à quoi ressemble une semaine normale :
- Combien d'appels simultanés ont lieu aux heures de pointe ?
- De combien d'heures de réunion avez-vous réellement besoin par semaine ?
- Avez-vous besoin de réservations hebdomadaires récurrentes ?
Ces réponses déterminent si les cabines téléphoniques et les salles de réunion sont des « extras sympas » ou une infrastructure essentielle.
Votre réalité en matière de trajet domicile-travail
D'où viennent réellement les gens et à quelle fréquence ?
- Principalement locaux/urbains
- Répartis dans une zone métropolitaine
- Banlieusards/beaucoup de trajets en voiture
- Navetteurs régionaux/beaucoup de trajets en train
Un espace peu pratique est moins utilisé, ce qui rend même une offre « bon marché » coûteuse.
Étape 2 : utilisez un modèle de notation qui reflète le coût réel et les frictions réelles
Voici un modèle simple qui fonctionne dans n'importe quelle ville. Notez chaque catégorie de 1 à 5 (1 = médiocre, 5 = excellent). Appliquez ensuite des pondérations en fonction du profil de votre équipe.
La fiche d'évaluation du coworking en 6 catégories
- Trajet et emplacement
- Facilité d'utilisation de l'espace de travail (bruit, agencement, confort, zones)
- Infrastructure pour les appels et la confidentialité (cabines téléphoniques, zones calmes)
- Salles de réunion (disponibilité, prix, technologie, règles de réservation)
- Flexibilité des contrats et règles d'évolutivité
- Transparence totale des coûts (ce qui est inclus, les suppléments, les frais)
Cela évite de trop optimiser l'« ambiance » et permet de se concentrer sur ce qui détermine la satisfaction.
Étape 3 : choisissez des pondérations qui correspondent à votre type d'équipe
Les différentes équipes ne doivent pas être notées de la même manière. Utilisez l'un de ces modèles de pondération (ils fonctionnent sur tous les marchés) :
Modèle A : équipe de collaboration hybride (courante dans les PME)
- Adaptation aux trajets domicile-travail : 20 %
- Facilité d'utilisation de l'espace de travail : 15 %
- Appels/confidentialité : 15 %
- Salles de réunion : 25 %
- Flexibilité : 15 %
- Transparence des coûts : 10 %
Modèle B : équipe d'exécution effectuant de nombreux appels (ventes, assistance, recrutement)
- Adaptation aux trajets domicile-travail : 15 %
- Facilité d'utilisation de l'espace de travail : 15 %
- Appels/confidentialité : 30 %
- Salles de réunion : 15 %
- Flexibilité : 10 %
- Transparence des coûts : 15 %
Modèle C : équipe en contact avec la clientèle (consulting, agences, services)
- Facilité de déplacement : 20 %
- Facilité d'utilisation de l'espace de travail : 15 %
- Appels/confidentialité : 10 %
- Salles de réunion : 20 %
- Flexibilité : 10 %
- Transparence des coûts : 10 %
- Ajouter un critère supplémentaire : expérience client (voir ci-dessous)
Modèle D : start-up en pleine expansion (effectifs susceptibles de changer)
- Adaptation aux trajets domicile-travail : 15 %
- Facilité d'utilisation de l'espace de travail : 10 %
- Appels/confidentialité : 15 %
- Salles de réunion : 15 %
- Flexibilité : 30 %
- Transparence des coûts : 15 %
Si vous souhaitez un modèle par défaut : le modèle A est généralement le plus sûr.
Catégorie 1 : accessibilité et emplacement
Éléments à noter
Un emplacement idéal n'est pas nécessairement « la meilleure adresse ». C'est celui que les gens utilisent réellement.
Attribuez une note plus élevée si :
- les trajets sont simples pour la plupart des membres de l'équipe
- les « cinq dernières minutes » sont faciles (marche, entrée, signalisation)
- les invités peuvent arriver sans confusion
- les options de stationnement et de vélo correspondent à la réalité (le cas échéant)
Erreur courante
Les équipes choisissent un emplacement prestigieux que la moitié de l'équipe évite discrètement. La fréquentation diminue et le bureau devient un « lieu occasionnel » coûteux.
Catégorie 2 : facilité d'utilisation de l'espace de travail (le test du mardi chargé)
Que noter
Cette catégorie concerne le comportement de l'espace lorsqu'il est plein :
- Les zones calmes sont-elles vraiment calmes ?
- Y a-t-il une séparation entre les zones sociales et les zones de concentration ?
- Les sièges sont-ils confortables pour une utilisation toute la journée ?
- L'espace semble-t-il bondé aux heures de pointe ?
Erreur courante
Les équipes tombent amoureuses du design, mais ignorent la densité. Un espace qui semble incroyable peut tout de même être inutilisable s'il est bruyant et bondé.
Catégorie 3 : infrastructure pour les appels et la confidentialité
Ce qu'il faut noter
C'est généralement la source de friction la plus rapide :
- cabines téléphoniques par membre (et si elles sont toujours occupées)
- règles et culture autour des appels
- zones calmes qui protègent réellement la concentration
- isolation acoustique et « débordement des appels »
Erreur courante
Supposer que « l'existence de cabines téléphoniques » signifie « les appels se passeront bien ». La vraie question est : y a-t-il suffisamment de cabines pendant les heures de pointe ?
Catégorie 4 : salles de réunion (disponibilité et prix)
Éléments à évaluer
Les salles de réunion déterminent souvent le coût réel et la satisfaction réelle :
- pouvez-vous réserver des salles aux heures de pointe ?
- les crédits sont-ils inclus ou s'agit-il d'un paiement à l'utilisation ?
- y a-t-il suffisamment de petites et moyennes salles ?
- les technologies audiovisuelles/hybrides sont-elles fiables ?
- pouvez-vous définir des réservations hebdomadaires récurrentes ?
Erreur courante
Comparer les prix des bureaux sans tenir compte des dépenses liées aux salles de réunion. De nombreuses équipes ne découvrent le coût réel qu'après le premier mois.
Catégorie 5 : flexibilité des contrats et règles d'évolutivité
Éléments à évaluer
Le terme « flexible » peut avoir plusieurs significations. Attribuez une note plus élevée si :
- le délai de préavis est raisonnable
- les mises à niveau sont faciles sans obligation de déménagement
- la réduction des effectifs est autorisée sans pénalité
- vous pouvez modifier les types d'adhésion en fonction de l'évolution des besoins
- les conditions sont claires pour les bureaux privés par rapport aux adhésions à un bureau
Erreur courante
Ne penser qu'à l'évolutivité. Les règles de réduction des effectifs sont tout aussi importantes en cas de changement d'effectif ou de fréquentation.
Catégorie 6 : transparence totale des coûts
Que noter
Une comparaison équitable nécessite des calculs clairs :
- ce qui est inclus (et ce qui est limité)
- règles de tarification des salles de réunion
- impression, casiers, stockage, parking
- dépôts, frais d'installation, frais administratifs
- si les prix sont indiqués nets ou bruts (les taxes/TVA varient selon les marchés)
Erreur courante
Considérer le prix mensuel affiché comme le coût total. Le coût total change souvent une fois que les salles de réunion et les options supplémentaires sont incluses.
Option supplémentaire : expérience client (pour les équipes en contact avec la clientèle)
Si vous recevez régulièrement des clients ou menez des entretiens, ajoutez une mini-note distincte :
- accueil et salle d'attente
- accueil et enregistrement des clients
- qualité et confidentialité des salles de réunion
- première impression
Un espace peut être idéal pour le travail en interne, mais ne pas convenir à l'accueil de clients.
Comment utiliser le modèle dans la vie réelle
Étape 1 : notez rapidement 6 à 10 espaces à partir des annonces
Utilisez les informations des annonces pour attribuer une note initiale. Ne réfléchissez pas trop, il s'agit simplement de créer une liste restreinte.
Étape 2 : ne visitez que les 3 ou 4 meilleurs
Les visites prennent beaucoup de temps. Le modèle de notation vous aide à éviter de visiter des espaces qui ne vous conviendraient pas.
Étape 3 : réévaluez après la visite en vous basant sur vos observations réelles
Mettez à jour les notes en fonction de ce que vous avez vu :
- niveau de bruit
- disponibilité des salles de réunion
- pression dans les cabines téléphoniques
- expérience des invités
- détails du contrat
Étape 4 : choisissez en fonction de la note pondérée, et non de l'ambiance
Le meilleur espace de coworking est celui qui permet de travailler de manière répétitive et sans friction.
Un tableau de notation simple que vous pouvez copier
Utilisez cette structure pour chaque espace :
- Adaptation au trajet domicile-travail (1-5) : __
- Facilité d'utilisation (1-5) : __
- Appels/confidentialité (1-5) : __
- Salles de réunion (1-5) : __
- Flexibilité (1-5) : __
- Transparence des coûts (1-5) : __
- Remarques (signaux d'alerte + indispensables) : __
Même ce formulaire simple sera plus efficace que la plupart des processus décisionnels.
Trouvez le coworking qui vous convient le mieux avec Workaround
Workaround aide les équipes à comparer les espaces en utilisant les facteurs qui déterminent réellement la satisfaction sur les différents marchés : facilité d'accès, structure des salles de réunion, infrastructure téléphonique et flexibilité des contrats. L'objectif est de réduire le nombre de visites, d'accélérer la présélection et de trouver un espace de travail que votre équipe utilisera réellement.