Hallo Oliver, schön dass wir uns zusammensetzen können. Kannst du dich kurz vorstellen?
Sehr gerne! Ich bin Oliver Lehmann, General Manager bei Mindspace und verantworte das gesamtdeutsche Business mit 10 Standorten in Berlin, München, Frankfurt und Hamburg. Wir eröffnen noch in diesem Jahr in Düsseldorf und planen 3 weitere Eröffnungen. In den letzten 16 Jahren habe ich Erfahrung in der Technologie- und Immobilienbranche gesammelt und für mehrere Firmen europaweit Sales- und Customer Service-Abteilungen aufgebaut. Das war auch ein Grund für mich, im September 2019 zu Mindspace zu gehen. Ich bin davon überzeugt, dass ein geeigneter Arbeitsplatz die Produktivität steigert und Unternehmen hilft, die besten Talente anzuziehen und zu halten.
Background, Vision
Wie ist Mindspace entstanden?
Die Idee von Mindspace entstand durch die Gründer Dan Zakai und Yotam Alroy. Nachdem Dan seine erste Firma verkauft hatte, bereiste er die Welt, um neue Inspiration zu finden. Dabei stieß er auf Coworking Spaces und erkannte sofort das enorme Potenzial dieses Konzepts. Er wollte diese aufregende Entwicklung von Anfang an mitgestalten und seinen eigenen, innovativen Ansatz beisteuern. So wurde 2014 in Tel Aviv das Unternehmen Mindspace geboren. Mittlerweile haben wir weltweit mehr als 40 Coworking Spaces und verstehen uns als Boutique Coworking Provider mit einem starken Fokus auf Design und Service.
Stand die Produktivität in Verbindung mit well-being der Mitarbeiter von Anfang an im Fokus oder kam das erst im Laufe der Zeit?
Unser Fokus liegt auf dem Servicegedanken und der Schaffung von Mehrwert für Arbeitgeber und Arbeitnehmer durch unsere Flex Spaces. Wir bieten Büroflächen in verschiedenen Größen und haben ein Konzept, das den modernen Lifestyle widerspiegelt. Der 24/7 Zugang und eine hochtechnologische Arbeitsumgebung sind bei uns Standard und unsere Community Manager sorgen für eine optimale Betreuung vor Ort. Im Gegensatz zur Wettbewerbern haben wir doppelt so viele Community Manager und ein IT-Team vor Ort. Besonders in der jetzigen Zeit legen wir viel Wert auf finanzielle Transparenz: unsere Mitglieder erhalten am Monatsende eine monatliche Rechnung ohne versteckte Extra-Kosten. Wir kümmern uns um alles Weitere wie Einrichtung, Möbel, Inneneinrichtung, IT-Support und Wartungskosten. Das ist auch ein Grund, warum unser Konzept stabil und erfolgreich bleibt.
Das ist auch sehr interessant für Gründer. Glaubst du, die Flexibilität ist auch ein wirtschaftlicher Vorteil, dass man zusammen mit euch wachsen kann?
Flex Spaces bieten Start-Ups die benötigte Flexibilität, da sie zu Beginn oft nicht wissen, wie viel Platz oder Mitarbeiter sie in Zukunft benötigen werden. Traditionell wurden zu große oder zu kleine Flächen angemietet, was zu häufigen Umzügen und hohen Kosten führte. Ein Flex Space ist aus der Accounting-Perspektive keine Verbindlichkeit, was der Kreditwürdigkeit zugutekommt. Mindspace bietet Membership-Beiträge und keine langfristigen Verträge oder Verbindlichkeiten, was Unternehmen viel Freiheit gibt.
Durch die Pandemie haben auch Unternehmen erkannt, dass Flex Spaces eine Möglichkeit bieten, Flächen schnell zu reduzieren, ohne in langen Kündigungsfristen oder Verhandlungen zu stecken. Außerdem sind Shared Communities und Flex Spaces klimafreundlicher, da Services wie Küchen, Kaffeemaschinen oder Klimaanlagen geteilt werden können.
Ein entscheidender Vorteil ist der Austausch untereinander: Start-Ups lernen von erfahrenen großen Unternehmen, wie man ein stabiles Business aufbaut, während Enterprises von der Agilität und Entscheidungsfreude der Start-Ups profitieren können.
Business in Berlin
Gibt es bei Mindspace auch klassische Mieter oder sind es hauptsächlich Start-Ups und Freelancer im Tech-Bereich?
Um die Frage vorweg kurz zu beantworten: Nein.
Ursprünglich lag der Fokus auf Freiberuflern und Start-ups, aber in den letzten Jahren hat sich ein Wandel vollzogen. Immer mehr mittelständische und große Unternehmen schließen sich dem Flex Space Markt an, da sie keine langfristigen Verträge eingehen möchten. Die jetzige Zeit macht es unsicher und unvorhersehbar. Ich bin der Meinung, dass der Bedarf an maßgeschneiderten Lösungen groß ist, denn es gibt eine große Nachfrage, individuelle Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeiter zu erfüllen. Bei Mindspace finden sich hauptsächlich Small- und Medium-Businesses sowie Tech- und Investment-Unternehmen.
Hast du das Gefühl, dass da ein Strukturwandel stattfindet? Ursprünglich war es ein Service für Start-Ups und Freelancer und mittlerweile entdecken Enterprises die Vorteile, sodass man einfach Mitarbeiter in einer fremden Stadt einstellen kann?
In vielen Unternehmen stellt sich derzeit die Frage, wie man Mitarbeiter wieder zurück ins Büro locken kann. Dabei geht es nicht nur um den eigenen Schreibtisch oder den besonderen Bürostuhl, sondern weil man ein bestimmtes Angebot wahrnehmen will und den Service wertschätzt. Kurz gesagt: man verlässt sein Home Office eher, wenn im Büro “was los ist”.
Während der Pandemie haben viele Mitarbeiter die Bedeutung von Kollegen und einer guten Unternehmenskultur erkannt. Egal ob räumliche oder technische Einschränkungen, die Möglichkeiten zuhause sind oft begrenzt, was das Arbeiten im Büro attraktiver macht. Unternehmen müssen daher darauf achten, dass der Arbeitsplatz nicht nur funktional ist, sondern auch einladend und inspirierend wirkt. Dazu gehört unter anderem das Design des Büros, das auf den Standort und Mitglieder abgestimmt sein sollte. Kurz gesagt, Unternehmen müssen dafür sorgen, dass Mitarbeiter sich im Büro wohlfühlen und gerne dort arbeiten. Man braucht in einem Bürogebäude heutzutage auch einfach diesen Wow-Effekt, der die Arbeitnehmer daran erinnert, immer wieder gerne zurückzukommen.
Dieser lokale Einfluss bei den Designs sticht eindeutig hervor. Ist dies auch eine Art, wie ihr die Unternehmen unterstützt, wenn die Arbeitnehmer dadurch wieder lieber ins Büro kommen, sodass durch das Ambiente der Community Gedanke auch wächst?
Natürlich. Es beginnt bereits damit, dass Unternehmen sich heute fragen, wie sie überhaupt noch Mitarbeiter gewinnen können. Immer mehr potenzielle Angestellte fragen während des Bewerbungsprozesses, wo sich das Bürogebäude befindet. Wenn das Büro dann noch 45 Minuten vom eigenen Zuhause entfernt ist und dazu noch aus unattraktiven Trockenbauwänden besteht, ohne jegliche ansprechende Atmosphäre oder gar Möglichkeit, Kollegen zu sehen, verliert das klassische Bürogebäude heutzutage einfach an Reiz - insbesondere bei der jüngeren Generation, der Gen Z, die Wert auf diesen gewissen Wow-Faktor legt. Mindspace hilft Unternehmen dabei, genau diesen Effekt zu erzielen, um Talente anzulocken und zu halten.
Ist Berlin anders? Findet man hier Unternehmen, die es sonst nicht in Deutschland gibt?
Das ist eine schwierige Frage. Berlin beherbergt viele Unternehmen, die auch Niederlassungen in anderen deutschen Städten haben, daher geht das eher in Richtung Cross City. Im Bereich der Inkubatoren und Start-Ups ist Berlin sicherlich noch immer ein Hotspot, aber andere Städte wie Köln, Düsseldorf, Hamburg und München holen rasant auf. Natürlich ist Berlin nach wie vor hip und für viele Unternehmen ein wichtiger Standort, insbesondere aufgrund des Talentpools. Die Stadt bietet eine internationale und vielseitige Belegschaft, was den Aufbau eines Unternehmens hier erleichtern kann. Auch wenn es in Berlin keine speziellen Industrien gibt, sieht man hier vermehrt junge Start-Ups.
Glaubst du Berlin hat noch dieses Prestige für Unternehmen, dass man unbedingt einen Standort dort haben muss, gerade weil es so international ist?
Das ist sehr schwierig. Ich glaube, es kommt da auf die Industrien an. Finanzen und Banken wie die Dresdner Bank, Commerzbank oder auch Deutsche Bank brauchen immer noch einen Standort in Frankfurt, weil dort die EZB ist und man einfach schneller funktionieren will. Viele Unternehmen sagen auch, sie wollen in München sein, weil es dort schön ist oder in Hamburg, weil die Kultur und die Menschen dort anders sind.
Viele internationale Unternehmen machen jedoch meist den ersten Schritt nach Berlin und expandieren dann von hier aus.
Trends
Wo seht ihr den Weg für die Zukunft? Bei euch findet man keine Angebote, sondern Solutions. Generell setzt ihr oft den Fokus auf Flexibilität und angepasste Lösungen. Sind die Vorteile von Flex Spaces gegenüber der herkömmlichen Miete der Weg für die Zukunft?
Flexibilität ist ein Hauptanliegen für Unternehmen, weshalb sie sich für flexible Arbeitsräume entscheiden. Die Flex Space Branche hat in den letzten Jahren einen enormen Aufschwung erfahren und es wird erwartet, dass sich die Anzahl der Flex Spaces bis 2025 verdoppelt oder verdreifacht. Viele Eigentümer und Projektentwickler berücksichtigen dies bei der Planung von Büros und integrieren einen flexiblen Teil in ihre Räumlichkeiten.
Besonders in Zeiten steigender Mietpreise und Energiekosten ist Kostentransparenz von großer Bedeutung. Wir bei Mindspace bieten pauschale Gesamtpreise pro Arbeitsplatz, wodurch die Flächen- und Energiekosten unabhängig bleiben. Im Gegensatz zum traditionellen Büromodell, das eigene Investitionen in Ausstattung, Küche, Internet und mehr erfordert, bieten wir unseren Mitgliedern redundante Internetleitungen, Druckerstationen, Kaffeemaschinen und Verpflegung sowie weitere Kosten, die in unserem Membership Agreement enthalten sind.
Flexibilität ist auch in Zukunft ein wichtiger Faktor. Ein Flex Office passt sich den Bedürfnissen des Mieters an, und nicht umgekehrt. Eine Mindestmietdauer von einem Monat lässt flexibel handeln, eine hochwertige Einrichtung fördert kreatives Arbeiten und unser erstklassiger Concierge-Service unterstützt die Produktivität. Unsere Community Manager kümmern sich um tägliche Herausforderungen, auch in den Bereichen Wellness, Lifestyle oder Development Workshops. Interne Events fördern ein positives Arbeitsklima und das körperliche und seelische Wohlbefinden der Mitarbeiter ist von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. Bei Mindspace ist dies ein Hauptaugenmerk, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder gerne zur Arbeit kommen und entsprechend die Umsätze steigern.
Die Angebote von euch sind sehr individuell. Man findet private Büros, Schreibtische im open space, aber auch einen Daily Pass. Ist diese Flexibilität nicht nur Eure Stärke, sondern mittlerweile auch ein Standard, den man anbieten muss? Wo geht da auch die Zukunft von Mindspace hin?
Ganz gewiss. Die Arbeitsweisen der Unternehmen sind bereits sehr vielfältig. Während manche Mitarbeiter vollständig remote arbeiten, haben andere eine Büropflicht von zwei oder vier Tagen. Freitags wird vermehrt auf Home Office gesetzt und möglicherweise kommt in Zukunft sogar die Vier-Tage-Woche, wie es in Skandinavien bereits praktiziert wird. Einige Unternehmen geben ihren Mitarbeitern die Freiheit, Arbeitsplätze online zu buchen, und es hat sich bewährt, eine Kombination aus den drei Produkten anzubieten: Open Spaces, Day Passes und ein Fixed Office. Wir schöpfen unsere Inspiration direkt aus der Nutzerbasis und haben festgestellt, dass die Nachfrage nach Flexibilität stetig zunimmt. Daher erweitern wir unser Angebot kontinuierlich, wie zum Beispiel Teambüros, die tageweise oder wochenweise angemietet werden können. Unsere Locations bieten dedizierte Büros, die nicht für einen Monat, sondern für einen Tag oder eine Woche angemietet werden können. Wir bieten volle Flexibilität, denn ein Flex Space muss in der Tat zu 100% flexibel sein - angefangen beim Postservice bis hin zu Hot Desks, Fixed Desks und Büros für Tage, Wochen und Monate
Kann man auch flexibel zwischen den Standorten wechseln? Wenn man normalerweise einen Schreibtisch in Frankfurt hat, aber für ein paar Wochen nach London muss zum Beispiel?
100% Flexibilität heißt auch, dass man seinen Standort frei wählen kann. Das bedeutet, Zugang zu allen Standorten zu haben und den Open Space in allen Locations weltweit nutzen zu können. So ist es auch möglich, jederzeit zwischen allen Standorten zu wechseln.
Ist das ein Trend, den ihr seht? Vielleicht auch in Verbindung mit Workation, dass man einfach einen Monat an einem anderen Ort arbeitet und die Wochenenden dort nutzt, um Urlaub zu machen, aber trotzdem zu arbeiten.
Obwohl es ab und zu vorkommt, ist es immer noch eine Seltenheit, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten. Dies hängt oft von den individuellen Lebensumständen ab, da es schwierig sein kann, wenn man beispielsweise eine Familie hat und ständig zwischen verschiedenen Orten hin- und herreisen muss.
Allerdings sehen wir, dass Unternehmen, die in Berlin ansässig sind und Mitarbeiter in Frankfurt einstellen, sich dafür entscheiden, unseren flexiblen Arbeitsraum in beiden Städten zu nutzen, um allen Mitarbeitern einen festen Arbeitsplatz zu bieten, ohne dass sie ständig zwischen den beiden Städten pendeln müssen. Wir beobachten, dass diese Art von Arbeitsmodell immer beliebter wird.
Speziell für die Gen Z ist diese Möglichkeit aber sehr interessant. Die jungen Arbeitskräfte, die sich absolut nicht festlegen möchten, frisch aus dem Studium kommen und während der Arbeit noch die Welt entdecken wollen.
In Deutschland ist Remote-Arbeit immer noch ein kompliziertes Thema. Home Office ist eine Möglichkeit, die hierzulande bekannt ist und umgesetzt wird. Doch Remote-Arbeit für Festangestellte ist ein anderes Thema. Es muss darauf geachtet werden, wie lange man im Ausland arbeiten darf, um nicht in das Welteinkommensprinzip zu zählen. Dies kann Auswirkungen auf die Steuer, Krankenkasse und Sozialversicherung haben. Es ist daher schwierig für Arbeitnehmer in Deutschland, vollständig remote zu arbeiten. Diese Option steht eher Freelancern zur Verfügung.
In den Nachrichten hört man viel davon, dass besonders Tech-Unternehmen wie Google, SAP, Salesforce oder Amazon viele Leute entlassen. Hat das einen Einfluss auf Mindspace, dass jetzt mehr Plätze verfügbar sind, weil große Firmen ihr Kontingent auflösen, oder auch, dass jetzt weniger Plätze verfügbar sind, weil viele als Freelancer einen Platz zum Arbeiten haben wollen?
Die aktuelle wirtschaftliche Unsicherheit beeinflusst unser Geschäft direkt nicht. Einige Unternehmen schrumpfen aufgrund der Unsicherheit schnell, während andere expandieren möchten, wofür wir eine einfache Lösung bieten. Wir hören oft von Tech-Unternehmen, die schrumpfen, aber es gibt auch andere Branchen, die derzeit wachsen. Tech-Riesen wie Apple, Facebook und Google sind zwar sehr groß geworden, aber es gibt auch immer noch andere Industrien, die aufholen. Die Gesundheitsbranche ist ein super großes Business und Unternehmen, die noch im klassischen Büro arbeiten, suchen zunehmend nach Möglichkeiten, ihre Flächen an die aktuellen Anforderungen anzupassen. Die Entscheidung, ob man sich für ein Flex Office entscheidet oder nicht, ist eines der wichtigen Kriterien, die derzeit zählen. Immer mehr etablierte Unternehmen entscheiden sich dafür, in ein Flex Space zu gehen, was vor 3 oder 5 Jahren undenkbar gewesen wäre.
Ist es denn noch möglich bei euch einen Platz zu finden?
Je nach Standort kann es schwierig sein, schnell eine Fläche bei uns zu finden. In München zum Beispiel braucht es etwas Vorlaufzeit, da wir dort fast ausgebucht sind. Das hat einerseits den Nachteil, dass wir manchmal Anfragen ablehnen müssen, andererseits haben wir aber auch den Vorteil, dass wir dieses Jahr neue Locations eröffnen werden. In Berlin eröffnen wir demnächst zwei neue Standorte und auch in Düsseldorf werden wir präsent sein. In Frankfurt und Hamburg haben wir jedoch noch Kapazitäten frei. In Miami und New York werden wir dieses Jahr ebenfalls weitere Standorte eröffnen. Wir erweitern uns also kontinuierlich, um genug Platz für unsere Members zu schaffen. Trotzdem sind unsere aktuellen Standorte sehr gut ausgebucht.
News & Announcements
Mindspace findet man ja bereits in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg und München. Gibt es noch weitere Pläne für Deutschland und die Welt?
Leider kann ich die aktuellen Verhandlungsobjekte nicht nennen. Allerdings eröffnen wir demnächst eine sehr gut gelegene Location in Berlin - die Münzstraße - welche ursprünglich als der erste Mindspace geplant war.
Ende 2023 eröffnet außerdem der Standort am Hausvogteiplatz in Berlin und in Düsseldorf, nahe der Königsallee, direkt im Stilwerk gelegen, expandieren wir nach NRW.
Neben diesen nationalen Erweiterungen sind auch internationale Büros in New York, Miami, Warschau und in Vororten von Tel Aviv geplant.
Und wer weiß, vielleicht erwartet uns sogar noch die ein oder andere Überraschung. 
Du hast erwähnt, dass ihr auch Standorte in den Vororten von Tel Aviv eröffnet. Seht ihr das in Deutschland auch?
Es ist nicht unbedingt unser Business Modell, aber never say never – man weiß nie, wo die Reise hingeht. Unser Fokus liegt auf der Innenstadt- bzw. Business District Lage mit Zugang zu den öffentlichen Verkehrsmitteln.
Es gibt aber auch schon genügend gute Anbieter, die in den Außenbereichen unterwegs sind und dafür nicht in den Innenstädten zu finden sind.
