Sobald ein geeignetes Büro gefunden ist, geht es darum die Verhandlungen mit dem Vermieter zu starten. Wichtig hierbei ist das Ganze verschiedenen Teile des Vertrags gegeneinander abzuwägen. In der Regel geht es um Punkte wie monatliche Miete, Laufzeit, Kündigungsfrist und zusätzliche verfügbare Angebote & Services. Hier ist es von Vorteil im ersten Schritt hinterfragen welche Aspekte für Erforderlich sind und welche nice-to-have sind. Dieser Guide enthält Informationen und Tipps die Sie bei Ihrer Suche unterstützen kann:
Die passende Laufzeit: Flexibilität vs. Sicherheit
Die Laufzeit für die nutzung von privaten Büros oder Schreibtischen Grundsätzlich hat die vereinbarte Nutzungsdauer einen Einfluss auf die monatlichen Kosten mit Coworking Spaces. Vorteile für Preisverhandlungen entstehen, wenn eine längere Laufzeit (drei, sechs oder 12 monate) gewählt wird. Das heißt, wenn Sie wissen, dass der Arbeitsplatz langfristig benötigt wird und ein guter Rabatt für die Unterzeichnung eines längeren Vertrags erzielt wird, dient dies auch als Schutz vor Mieterhöhungen und Änderungen der Bedingungen. Mit anderen Worten, es kann Unternehmen viel Geld sparen, einen längeren Vertrag zu vereinbaren. Gleichzeitig können kurze Laufzeiten willkommen sein, falls sich Unternehmen zum Beispiel im Entwicklungsstadium befinden und sich unsicher über die zukünftige Mitarbeiterzahl sind. Es kann sich also lohnen flexibel zu bleiben und Vereinbarungen kurzfristig zu ändern oder zu kündigen.
Kündigungsfrist prüfen
Man sollte sicherstellen die genaue Kündigungsfrist im Vertrag zu kennen. Muss der Vertrag an bestimmten Tagen gekündigt werden um nicht für einen bestimmten Zeitraum verlängert zu werden? Wie wird die Kündigungsfrist gewählt? Ein Tipp ist sich darüber klar zu sein wie und wann der Vertrag gekündigt werden muss. So kann die Nutzung fristgerecht gekündigt werden und die Vereinbarung von Mieter und Vermieter planmäßig beendet werden. Andernfalls kann es schnell zu zusätzlichen Kosten für Mieter kommen.
Wie kann es zu änderungen in der Vereinbarung kommen
Auf welchen Grundlagen kann die vereinbarte Miete angepasst werden? Wird sie jährlich berechnet? Viele Vermieter wissen, dass wenn ein Mieter sich erst einmal eingelebt hat auch zukünftig keinen neuen Arbeitsplatz sucht. Aus diesem Grund ist es wichtig zu verstehen, wie die zukünftige Miete angepasst werden kann, damit man nicht plötzlich einer Mieterhöhung ausgesetzt wird.
Vorsicht vor Extrakosten
Viele Vermieter im Bereich Coworking bieten Services und Ausstattung für zusätzliche Gebühren und Kosten an, die nicht immer einfach zu ermitteln sind. Es ist nicht ungewöhnlich für die Nutzung von Konferenzräumen, Meetingräumen und Druckern sowie für Verwaltungs- und Mitgliedsgebühren zusätzlich zahlen zu müssen. Es ist also Vorteilhaft abzuschätzen welche Services und Ausstattung vom Unternehmen genutzt werden um entsprechende Kosten für Ihre Anforderungen mit einzuberechnen. Ein Unternehmen das regelmäßig auf Meetingräume zurückgreifen muss, sollte sich mit den zusätzlich anfallenden Kosten auseinandersetzen.
Halten Sie sich an das Wesentliche
Wir sind alle Menschen und wir alle haben Prinzipien, aber manchmal kann es sinnvoll sein, sie beiseite zu legen und auf die Auswirkungen des vereinbarten Vertrags zu sehen. Dies kann zusätzliche Kosten für Konferenzräume bedeuten, obwohl man nicht so viele Konferenzen hat oder Kosten für Möbel (die meistens sehr einfach gelöst werden können).
Haben Sie Fragen zu der Mietlaufzeit oder wünschen sich Unterstütztung bei Ihren Verhandlungen? Gerne können Sie unser Team von Workaround kontaktieren und sich auf unsere Erfahrung und Expertise verlassen. Wir helfen Ihnen gerne