Die drei Arten von Coworking-Verträgen, die Sie am häufigsten sehen werden
Mitgliedschaftsbedingungen (Hot Desk, Lounge, fester Schreibtisch)
Dies sind die gängigsten Verträge und in der Regel auch die flexibelsten. Sie sehen oft einfach aus – monatliche Mitgliedsgebühr, Zugang inklusive –, aber die wichtigen Details sind die Kündigungsfrist, die Zugangsregeln und was tatsächlich enthalten ist (insbesondere Besprechungsräume).
Ein wichtiger Hinweis: Die Mitgliedschaftsbedingungen können für den Einstiegszugang „flexibel” sein, aber für fest zugewiesene Schreibtische, deren Anzahl begrenzt ist, restriktiver.
Bedingungen für private Büros (Teamräume und Suiten)
Private Büros funktionieren eher wie Mini-Mietverträge. Sie beinhalten weiterhin Dienstleistungen (Möbel, Nebenkosten, Reinigung), aber der Vertrag kann längere Kündigungsfristen, Kautionen und detailliertere Regeln für Änderungen an den Räumlichkeiten enthalten.
Wenn Ihr Team Wachstum erwartet, sollten die Bedingungen für private Büros wie ein Skalierungsplan bewertet werden: Können Sie Arbeitsplätze hinzufügen oder in einen größeren Raum umziehen, ohne alles neu verhandeln zu müssen?
Unternehmens- oder Mehrstandortverträge
Größere Teams unterzeichnen manchmal Verträge, die mehrere Standorte abdecken oder gebündelte Meeting-Guthaben und Servicelevels enthalten. Dies kann sehr vorteilhaft sein, aber nur, wenn die enthaltene Nutzung der tatsächlichen Arbeitsweise des Teams entspricht.
In Unternehmensverträgen kommt es in der Regel zu „Anpassungen”: Preisbindungen, Upgrade-Pfade und Servicegarantien. Außerdem sind die Formulierungen in diesen Verträgen oft komplexer.
Die wichtigsten Vertragsklauseln
1) Kündigungsfrist: die wahre Definition von Flexibilität
Die Kündigungsfrist ist in der Regel die wichtigste Klausel, da sie das Risiko definiert. Eine kürzere Kündigungsfrist reduziert die Kosten für Fehlentscheidungen. Eine längere Kündigungsfrist kann dennoch in Ordnung sein, wenn die Räumlichkeiten stabil sind und Ihr Team von der Nutzung überzeugt ist.
Was Sie überprüfen sollten:
- Gibt es unterschiedliche Kündigungsfristen für Schreibtische und private Büros?
- Ändert sich die Kündigungsfrist nach einer Einführungsphase?
- Bezieht sich „Kündigungsfrist” auf Kalendermonate oder aufeinanderfolgende Tage?
2) Mindestlaufzeit: die Verpflichtung, die Sie vielleicht nicht bemerken
Einige Mitgliedschaften sind wirklich monatlich kündbar. Andere haben eine Mindestlaufzeit (3 Monate, 6 Monate oder mehr), die manchmal im Link „Bedingungen” oder in einem Angebotsdokument versteckt ist.
Mindestlaufzeiten sind nicht immer schlecht. Sie können den Preis senken. Aber sie schränken die Flexibilität ein, insbesondere wenn sich Ihre Mitarbeiterzahl ändert oder das Team das Büro nicht mehr so häufig nutzt wie erwartet.
3) Kautionen und Garantien: finanzielle Auswirkungen, nicht nur juristische Formulierungen
Viele Betreiber verlangen eine Kaution, insbesondere für private Büros. Die Höhe und die Regeln variieren je nach Markt und Betreiber.
Was Sie überprüfen sollten:
- Höhe der Kaution und wann sie zurückgezahlt wird
- Bedingungen, unter denen Abzüge möglich sind
- Ob sich die Kaution ändert, wenn Sie die Größe ändern
Dies ist wichtig, da Kautionen den Cashflow beeinflussen – insbesondere für Start-ups und schnell wachsende Teams.
4) Preisänderungen und Verlängerungen: das versteckte Risiko im zweiten Jahr
Eine häufige Überraschung sind die Preise bei Vertragsverlängerungen. Ein Raum kann im ersten Monat großartig aussehen und später teuer werden, wenn die Preise bei Vertragsverlängerung oder nach Ablauf eines Aktionszeitraums steigen.
Was Sie überprüfen sollten:
- Sind die Preise für einen bestimmten Zeitraum festgeschrieben?
- Gibt es eine Klausel zur jährlichen Preiserhöhung?
- Steigen die Preise für Besprechungsräume separat?
Wenn Ihr Team plant, zu bleiben, kann Preisstabilität mehr wert sein als ein kleiner Rabatt heute.
5) Regeln für die Vergrößerung: Wie einfach ist es, Plätze hinzuzufügen?
Die meisten Coworking Spaces sind gerne bereit, Upselling zu betreiben. Aber „einfach” kann dennoch Einschränkungen mit sich bringen:
- Verfügbarkeit
- Ob Upgrades einen Umzug erfordern
- Ob eine Änderung des Schreibtischtyps den Vertrag zurücksetzt
Wenn Ihr Team wächst, fragen Sie, ob Sie einen zukünftigen Erweiterungspfad reservieren können. Die besten Betreiber können Upgrades ohne Unterbrechungen planen.
6) Regeln für die Verkleinerung: Die häufigste Flexibilitätsfalle
Bei der Verkleinerung werden viele Verträge streng. Einige Räume erlauben eine Reduzierung der Sitzplätze nur bei Vertragsverlängerung. Andere verlangen, dass Sie eine Mindestanzahl an Schreibtischen behalten. Einige bestrafen eine Verkleinerung mit dem Entzug von Rabatten.
Was Sie überprüfen sollten:
- Können Sie die Sitzplätze während der Vertragslaufzeit reduzieren?
- Müssen Sie bei einer Verkleinerung das private Büro komplett aufgeben?
- Verlieren Sie Vorteile, wenn Sie die Sitzplätze reduzieren?
Wenn Ihr Team hybrid ist und die Anwesenheit schwanken kann, ist die Flexibilität bei der Verkleinerung oft die wertvollste Klausel.
Was „all-inclusive” normalerweise beinhaltet (und was normalerweise nicht)
Die grundlegenden „inklusiven” Leistungen
Die meisten Coworking-Verträge beinhalten:
- möblierte Arbeitsräume
- Nebenkosten und Reinigung
- WLAN
- Zugang zu Gemeinschaftsräumen und Küchen
Das ist der einfache Teil. Der wichtige Teil ist, was mit Besprechungsräumen, Drucken, Lagerung und Sonderleistungen geschieht.
Besprechungsräume: Inklusive-Guthaben vs. Pay-per-Use
Besprechungsräume sind die größte Variable in den Vertragsbedingungen auf allen Märkten. Einige Mitgliedschaften beinhalten ein monatliches Guthaben. Andere berechnen eine Stundenpauschale. Einige beinhalten kleine Räume, berechnen aber für Premium-Räume einen Aufpreis.
Was Sie überprüfen sollten:
- Wie viele Stunden sind enthalten (falls vorhanden)?
- Regeln für Buchungen zu Spitzenzeiten
- Stornierungsgebühren
- Sind wiederkehrende Buchungen erlaubt?
Teams, die wöchentlich Besprechungsräume nutzen, sollten die Bedingungen für Besprechungsräume als zentrale Vertragsbedingungen betrachten – und nicht als nebensächliches Detail.
Telefonkabinen und Ruhebereiche: Zugang ist nicht gleich Kapazität
Die meisten Räume „beinhalten“ Telefonkabinen. Die eigentliche Frage ist, ob es genügend Kabinen gibt und ob der Raum das Telefonverhalten regelt. Ein Vertrag kann den Zugang versprechen, aber er kann die Verfügbarkeit nicht garantieren.
Was Sie überprüfen sollten:
- Anzahl der Kabinen im Verhältnis zur Mitgliederdichte
- Ob lange Telefonate eingeschränkt sind
- Ob Telefonate in Lounges erlaubt sind
Wenn Ihr Team viel telefoniert, kann dies mehr als jedes andere Merkmal über die Zufriedenheit entscheiden.
Zugangsbedingungen: Auch bei 24/7-Zugang kann es Regeln geben
24/7-Zugang, Regeln für außerhalb der Geschäftszeiten und Gastzugang
Viele Räume bieten einen 24/7-Zugang, aber die Richtlinien variieren:
- Gäste können außerhalb der Geschäftszeiten eingeschränkt sein
- Der Zugang am Wochenende kann je nach Art der Mitgliedschaft unterschiedlich sein
- Einige Bereiche können nach Feierabend verschlossen sein
Für Teams, die über Zeitzonen hinweg arbeiten, sind Regeln für die Zeit nach Feierabend wichtig. Für Teams mit Kundenkontakt können Gastrichtlinien sogar noch wichtiger sein.
Sicherheit, Schlüssel und Haftung
Verträge enthalten oft Regeln über verlorene Zugangskarten, Haftung für Schäden und die zulässige Nutzung des Raums.
Was Sie überprüfen sollten:
- Ersatzgebühren für Schlüssel/Karten
- Haftungsklauseln für Geräte
- Ob Sie Gegenstände über Nacht und unter welchen Bedingungen aufbewahren können
Häufige Gebühren und „Überraschungskosten”, auf die Sie achten sollten
Einrichtungsgebühren und Verwaltungsgebühren
Einige Räume erheben eine einmalige Aufnahmegebühr. Diese ist nicht immer hoch, verändert aber die effektiven Kosten für Kurzaufenthalte.
Drucken, Schließfächer, Lagerung und Parken
Dies sind oft Zusatzleistungen, die je nach Stadt sehr unterschiedlich sein können. Wenn Ihr Team plant, regelmäßig zu arbeiten, können Lagerung und Parken zu bedeutenden monatlichen Posten werden.
Reinigungsregeln und „Wiederherstellungsgebühren”
Private Büros haben möglicherweise Regeln für die Rückgabe des Raums in gutem Zustand. Machen Sie sich klar, was als „Schaden” gilt und was unter normalen Verschleißbedingungen im Rahmen des Vertrags fällt.
Was Sie verhandeln sollten (und was in der Regel am wichtigsten ist)
Der wichtige Verhandlungshebel: Risikominderung
In den meisten Märkten ist das beste Verhandlungsziel nicht ein kleiner Rabatt, sondern eine Risikominderung:
- kürzere Kündigungsfrist
- bessere Regeln für die Verkleinerung
- inklusive Credits für Besprechungsräume
- Preisfixierung für 6–12 Monate
Diese Bedingungen schützen Sie, wenn sich Ihr Team verändert.
Wo Betreiber am ehesten nachgeben
Betreiber sind oft flexibler in Bezug auf:
- Gutschriften für Besprechungsräume
- Upgrades oder Probezeiten
- kleinere Service-Add-ons
- Preisfixierung bei längerer Vertragslaufzeit
Weniger flexibel sind sie in Bezug auf:
- grundlegende Gebäudevorschriften
- Sicherheitsrichtlinien
- die tatsächliche Nachfrage nach Besprechungsräumen zu Spitzenzeiten
Eine einfache „Vertrags-Checkliste”, die Teams kopieren können
Bevor Sie unterschreiben, lassen Sie sich Folgendes schriftlich bestätigen:
- Mindestlaufzeit
- Kündigungsfrist (und ob diese je nach Produkttyp unterschiedlich ist)
- Höhe der Kaution und Rückgabebedingungen
- Verlängerungsregeln und Preiserhöhungen
- Preise für Besprechungsräume und enthaltene Gutschriften
- Stornierungsgebühren für Räume
- Regeln für die Vergrößerung und Verkleinerung
- Zugangszeiten und Gastrichtlinien
- Zusatzgebühren (Drucken, Schließfächer, Parken)
- Ansprechpartner für Support und was darin enthalten ist
Wenn ein Anbieter diese Fragen nicht klar beantworten kann, ist das ein Warnsignal.
Finden Sie flexible Bürobedingungen mit Workaround
Workaround hilft Teams dabei, Coworking-Angebote verschiedener Märkte zu vergleichen, indem es die Bedingungen hervorhebt, die für langfristige Zufriedenheit entscheidend sind: Struktur der Besprechungsräume, Telefoninfrastruktur, Flexibilität der Verträge und Kostentransparenz. Das Ziel ist es, einen Raum zu wählen, der auch dann noch praktikabel ist, wenn sich Ihr Team weiterentwickelt, und nicht nur einen Raum, der am ersten Tag gut aussieht.