Traditionella cellkontor är mer eller mindre som dinosaurier: utdöda. Dagens arbetsplatser präglas istället av öppenhet, där yta, tid och pengar kan sparas.
Allt fler satsar på aktivitetsbaserade arbetsplatser eftersom att fördelarna med denna lösning är så pass många. Bland annat främjas företagets flexibilitet i form av agilitet. Med en god sådan sker kommunikationen smidigt, fler utvärderingar blir av och samtliga medarbetare kan enkelt bolla med varandra när organisationen blir mer platt och inkluderande.
Aktivitetsbaserade arbetsplatser är en variant – eller vidareutveckling – av öppna kontorslandskap, där kvadratmeterna är indelade i olika områden för olika typer av arbete. Man har alltså inte ett eget skrivbord, utan sitter på varierande ställen under arbetsdagen beroende på vad man har på sin agenda. Vanligt är exempelvis att det finns tysta zoner och rum avsedda för teamwork. Med denna metod används lokalerna på ett optimalt sätt och samarbete mellan kollegor underlättas.
Så här skapar ni succé
Innan en förändring görs är det viktigt att tänka igenom alla eventuella plus och minus som den kan innebära för verksamheten. Här är våra bästa tips för en lyckad övergång:
1. Utforma arbetsplatsen tillsammans
Låt er nya miljö växa fram och låt alla vara med och säga sitt om det nya upplägget. På så vis får ni en arbetsplats som fungerar.
2. Sätt en tydlig struktur
Undvik förvirring med en ordentlig plan. Aktivitetsbaserade arbetsplatser går inte ut på att man bara ska byta plats för sakens skull – det finns en mening bakom. Se till att den går fram.
3. Tänk på detaljerna
Viss utrustning går inte att flytta på. Annan är klumpig att släpa med sig. Ta med detta i beräkningen och gör smarta zonval. Plantera även in extra lediga skrivbord, så är ni redo för tillskott på kontoret och kan också förflytta er mellan diverse rum utan risk för att sittplatserna blir för få. Whiteboards och anslagstavlor på väggarna underlättar grupparbeten och en växt här och där höjer trivselfaktorn.
4. Ta hand om ny personal
On-boarding är en viktig del som många företag lägger alldeles för lite tid på generellt. Som nyanställd är det inte alltid helt lätt att komma in i rutiner på en arbetsplats – speciellt inte när den är aktivitetsbaserad. Att ge varje enskild förstärkning av personalstyrkan en egen mentor under infasningen kan vara en god idé för alla parter.
5. Glöm inte av första tipset
Följ upp. Ha en god dialog med varandra. Vad fungerar bra? Vad fungerar mindre bra? Gör om tills ni blir nöjda. Den bästa aktivitetsbaserade arbetsplatsen är den där både personalen och affärerna blomstrar.