Warum Coworking-Angebote schwer zu vergleichen sind
Die meisten Coworking-Preise sind keine „Mieten“. Es handelt sich um ein Paket aus Raum, Dienstleistungen und Regeln. Zwei Räume können beide mit „Besprechungsräumen“ und „24/7-Zugang“ werben, aber der eine beinhaltet Guthaben und der andere berechnet pro Stunde. Der eine hat genügend Telefonkabinen für Teams mit hohem Telefonaufkommen, der andere zwingt Anrufe in die Lounge. Der eine ist „flexibel“ für Upgrades, bestraft aber Downsizing.
Ein fairer Vergleich muss berücksichtigen, wie Ihr Team arbeitet und wie sich das Angebot unter realen Nutzungsbedingungen verhält, nicht wie gut die Anzeige aussieht.
Schritt 1: Definieren Sie das Arbeitsprofil Ihres Teams, bevor Sie etwas bewerten
Ein Bewertungsmodell funktioniert nur, wenn Sie anhand eines realen Anwendungsfalls bewerten. Bevor Sie Angebote vergleichen, definieren Sie kurz:
Den Zweck Ihres Büros
Wählen Sie den Hauptzweck der Bürotage:
- Zusammenarbeit (Planung, Workshops, Teamtage)
- Konzentriertes Arbeiten (tiefes Arbeiten und ruhige Routinen)
- Kundenbetreuung (Besprechungen, Interviews, Glaubwürdigkeit)
- Hybride Basis (eine Mischung aus allen dreien)
Dies ist wichtig, da ein Raum für einen Zweck „gut” bewertet werden kann, für einen anderen jedoch „schlecht”.
Die Intensität Ihrer Anrufe und Besprechungen
Schreiben Sie auf, wie eine normale Woche aussieht:
- Wie viele Anrufe finden gleichzeitig zu Spitzenzeiten statt?
- Wie viele Besprechungsstunden benötigen Sie realistisch gesehen pro Woche?
- Benötigen Sie wiederkehrende wöchentliche Buchungen?
Diese Antworten bestimmen, ob Telefonzellen und Besprechungsräume „nette Extras” oder zentrale Infrastruktur sind.
Ihre Pendlerrealität
Woher kommen die Menschen tatsächlich und wie oft?
- meist lokal/innerstädtisch
- verteilt über einen Großraum
- vorstädtisch/mit hohem Fahraufwand
- regional pendelnd/mit hohem Zugaufwand
Ein Raum, der unbequem ist, wird weniger genutzt, was selbst ein „günstiges” Angebot teuer macht.
Schritt 2: Verwenden Sie ein Bewertungsmodell, das die tatsächlichen Kosten und Reibungsverluste widerspiegelt
Hier ist ein einfaches Modell, das in jeder Stadt funktioniert. Bewerten Sie jede Kategorie mit 1–5 (1 = schlecht, 5 = ausgezeichnet). Wenden Sie dann Gewichte basierend auf Ihrem Teamprofil an.
Die 6-Kategorien-Bewertungsskala für Coworking
- Pendeln und Standort
- Nutzbarkeit des Arbeitsbereichs (Lärm, Layout, Komfort, Zonen)
- Infrastruktur für Telefonate und Privatsphäre (Telefonkabinen, Ruhebereiche)
- Besprechungsräume (Verfügbarkeit, Preise, Technik, Buchungsregeln)
- Vertragsflexibilität und Skalierungsregeln
- Vollständige Kostentransparenz (was ist enthalten, Zusatzleistungen, Gebühren)
Dadurch wird eine Überoptimierung hinsichtlich der „Atmosphäre” vermieden und der Fokus bleibt auf den Faktoren, die die Zufriedenheit bestimmen.
Schritt 3: Wählen Sie Gewichtungen, die zu Ihrem Teamtyp passen
Verschiedene Teams sollten nicht auf die gleiche Weise bewertet werden. Verwenden Sie eine dieser Gewichtungsvorlagen (sie funktionieren in jedem Markt):
Vorlage A: Hybrides Team für Zusammenarbeit (häufig bei KMUs)
- Anbindung an den Nahverkehr: 20 %
- Nutzbarkeit des Arbeitsbereichs: 15 %
- Telefonate/Privatsphäre: 15 %
- Besprechungsräume: 25 %
- Flexibilität: 15 %
- Kostentransparenz: 10 %
Vorlage B: Team mit hohem Telefonaufkommen (Vertrieb, Support, Personalbeschaffung)
- Anbindung an den Nahverkehr: 15 %
- Nutzbarkeit des Arbeitsbereichs: 15 %
- Telefonate/Privatsphäre: 30 %
- Besprechungsräume: 15 %
- Flexibilität: 10 %
- Kostentransparenz: 15 %
Vorlage C: Team mit Kundenkontakt (Beratung, Agenturen, Dienstleistungen)
- Pendlerfreundlichkeit: 20 %
- Nutzbarkeit des Arbeitsbereichs: 15 %
- Telefonate/Privatsphäre: 10 %
- Besprechungsräume: 20 %
- Flexibilität: 10 %
- Kostentransparenz: 10 %
- Zusätzlicher Aspekt: Gasterlebnis (siehe unten)
Vorlage D: Skalierbares Start-up (Mitarbeiterzahl wird sich wahrscheinlich ändern)
- Pendlerfreundlichkeit: 15 %
- Nutzbarkeit des Arbeitsbereichs: 10 %
- Telefonate/Privatsphäre: 15 %
- Besprechungsräume: 15 %
- Flexibilität: 30 %
- Kostentransparenz: 15 %
Wenn Sie eine Standardvorlage wünschen: Vorlage A ist in der Regel die sicherste Wahl.
Kategorie 1: Pendlerfreundlichkeit und Standort
Bewertungskriterien
Ein guter Standort ist nicht die „beste Adresse”, sondern der Standort, den die Menschen tatsächlich nutzen.
Höhere Punktzahl, wenn:
- der Arbeitsweg für die meisten Teammitglieder einfach ist
- die „letzten fünf Minuten” einfach sind (Fußweg, Eingang, Beschilderung)
- Gäste ohne Verwirrung ankommen können
- Park- und Fahrradmöglichkeiten der Realität entsprechen (falls relevant)
Häufiger Fehler
Teams wählen einen prestigeträchtigen Standort, den die Hälfte des Teams stillschweigend meidet. Die Anwesenheit sinkt und das Büro wird zu einem teuren „Gelegenheitsort”.
Kategorie 2: Nutzbarkeit des Arbeitsbereichs (der „Busy Tuesday Test”)
Was zu bewerten ist
In dieser Kategorie geht es darum, wie sich der Raum verhält, wenn er voll ist:
- Sind die Ruhezonen wirklich ruhig?
- Gibt es eine Trennung zwischen Sozial- und Fokusbereichen?
- Sind die Sitzgelegenheiten für eine ganztägige Nutzung bequem?
- Fühlt sich der Raum zu Stoßzeiten überfüllt an?
Häufiger Fehler
Teams verlieben sich in das Design, ignorieren aber die Dichte. Ein Raum, der toll aussieht, kann dennoch unbrauchbar sein, wenn er laut und überfüllt ist.
Kategorie 3: Infrastruktur für Telefonate und Privatsphäre
Was zu bewerten ist
Dies ist in der Regel die schnellste Quelle für Reibungen:
- Telefonzellen pro Mitglied (und ob diese immer besetzt sind)
- Regeln und Kultur rund um Telefonate
- Ruhezonen, die tatsächlich die Konzentration schützen
- Schalldämmung und „Überschwappen von Gesprächen“
Häufiger Fehler
Die Annahme, dass „Telefonzellen vorhanden sind“, bedeutet, dass „Telefonate kein Problem sind“. Die eigentliche Frage lautet: Gibt es während der Stoßzeiten genügend Telefonzellen?
Kategorie 4: Besprechungsräume (Verfügbarkeit und Preise)
Was zu bewerten ist
Besprechungsräume entscheiden oft über die tatsächlichen Kosten und die tatsächliche Zufriedenheit:
- Können Sie Räume zu Spitzenzeiten buchen?
- Sind Guthaben enthalten oder wird nach Nutzung bezahlt?
- Gibt es genügend kleine und mittelgroße Räume?
- Ist die AV-/Hybrid-Technik zuverlässig?
- Können Sie wiederkehrende wöchentliche Buchungen vornehmen?
Häufiger Fehler
Vergleich der Schreibtischpreise unter Vernachlässigung der Ausgaben für Besprechungsräume. Viele Teams entdecken die tatsächlichen Kosten erst nach dem ersten Monat.
Kategorie 5: Vertragsflexibilität und Skalierungsregeln
Was zu bewerten ist
„Flexibel“ kann vieles bedeuten. Höhere Bewertung, wenn:
- die Kündigungsfrist angemessen ist
- Upgrades einfach sind, ohne einen Umzug zu erzwingen
- Downsizing ohne Strafen erlaubt ist
- Sie die Mitgliedschaftsarten je nach Bedarf ändern können
- die Bedingungen für private Büros und Schreibtischmitgliedschaften klar sind
Häufiger Fehler
Nur an eine Aufstockung denken. Regeln zur Verkleinerung sind ebenso wichtig, wenn sich die Mitarbeiterzahl oder die Anwesenheit ändert.
Kategorie 6: Vollständige Kostentransparenz
Was zu bewerten ist
Ein fairer Vergleich erfordert klare Berechnungen:
- Was ist enthalten (und was hat Einschränkungen)?
- Preisregeln für Besprechungsräume
- Drucken, Schließfächer, Lagerung, Parken
- Kautionen, Einrichtungsgebühren, Verwaltungsgebühren
- Ob die Preise netto oder brutto angegeben sind (Steuern/Mehrwertsteuer variieren je nach Markt)
Häufiger Fehler
Den angegebenen monatlichen Preis als Gesamtkosten betrachten. Die Gesamtkosten ändern sich oft, wenn Besprechungsräume und Zusatzleistungen hinzukommen.
Zusatzkriterium: Gästeerlebnis (für Teams mit Kundenkontakt)
Wenn Sie regelmäßig Kunden oder Bewerber empfangen, fügen Sie eine separate Mini-Bewertung hinzu:
- Ablauf an der Rezeption und Wartebereich
- Wie Gäste empfangen und registriert werden
- Qualität und Privatsphäre der Besprechungsräume
- Der Eindruck in den „ersten 60 Sekunden”
Ein Raum kann für interne Arbeiten ideal sein, aber dennoch für die Kundenbetreuung ungeeignet sein.
Wie man das Modell in der Praxis anwendet
Schritt 1: Bewerten Sie schnell 6–10 Räume aus den Angeboten
Verwenden Sie die Angebotsinformationen, um eine erste Bewertung abzugeben. Überlegen Sie nicht zu viel, es geht nur darum, eine Auswahlliste zu erstellen.
Schritt 2: Besichtigen Sie nur die besten 3–4
Besichtigungen sind zeitaufwändig. Das Bewertungsmodell hilft Ihnen, Besichtigungen von Räumen zu vermeiden, die niemals in Frage kommen würden.
Schritt 3: Bewerten Sie nach der Besichtigung anhand Ihrer tatsächlichen Beobachtungen neu
Aktualisieren Sie die Bewertungen auf der Grundlage dessen, was Sie gesehen haben:
- Lärmverhalten
- Verfügbarkeit von Besprechungsräumen
- Druck in Telefonkabinen
- Gasterlebnis
- Vertragsdetails
Schritt 4: Wählen Sie auf der Grundlage der gewichteten Bewertung, nicht der Atmosphäre
Der beste Coworking Space ist derjenige, der wiederholbare, reibungslose Arbeitstage ermöglicht.
Eine einfache Bewertungstabelle, die Sie kopieren können
Verwenden Sie diese Struktur für jeden Raum:
- Pendlerfreundlichkeit (1–5): __
- Benutzerfreundlichkeit (1–5): __
- Telefonate/Privatsphäre (1–5): __
- Besprechungsräume (1–5): __
- Flexibilität (1–5): __
- Kostentransparenz (1–5): __
- Anmerkungen (Warnsignale + Must-haves): __
Selbst dieses einfache Formular ist den meisten Entscheidungsprozessen überlegen.
Finden Sie mit Workaround den am besten geeigneten Coworking Space
Workaround hilft Teams dabei, Räume anhand der Faktoren zu vergleichen, die tatsächlich die Zufriedenheit auf den verschiedenen Märkten bestimmen: Pendlerfreundlichkeit, Struktur der Besprechungsräume, Telefoninfrastruktur und Flexibilität der Verträge. Das Ziel sind weniger Besichtigungen, eine schnellere Vorauswahl und ein Arbeitsbereich, den Ihr Team wirklich nutzen wird.