Vor der Besichtigung: Definieren Sie, wofür das Büro tatsächlich genutzt werden soll
Die meisten Entscheidungen für Coworking Spaces gehen schief, weil sich das Team nie auf die Aufgabe des Büros einigen kann. Ein Raum, der sich hervorragend für Kulturtage eignet, kann für konzentriertes Arbeiten ungeeignet sein, und ein Raum, der perfekt für konzentriertes Arbeiten ist, kann für die Zusammenarbeit unattraktiv sein.
Eine einfache Möglichkeit, sich intern abzustimmen, besteht darin, den Hauptzweck festzulegen:
- Tage der Zusammenarbeit (Planung, Workshops, Teamsitzungen)
- Kundengespräche und Interviews
- konzentriertes Arbeiten und telefonintensive Tätigkeiten
- hybride Basis (eine Mischung aus allen dreien)
Sobald der Zweck klar ist, wird die Besichtigung einfacher: Entweder unterstützt der Raum diesen Zweck oder nicht.
Realität des Pendelns: Wird das Team tatsächlich erscheinen?
Ein Coworking Space funktioniert nur, wenn die Menschen ihn regelmäßig nutzen. Das macht die Pendelstrecke zu einem zentralen Entscheidungsfaktor und nicht zu einem „Nice-to-have”.
Fragen, die Sie sich stellen sollten
- Was sind die häufigsten Pendelstrecken für Mitglieder – Stadtzentrum, Norden/Flughafenseite oder Vororte?
- Wie lang ist der „letzte fünfminütige” Fußweg vom Nahverkehr zum Eingang?
- Ist der Eingang für Erstbesucher leicht zu finden?
- Welche Parkmöglichkeiten gibt es und was kosten sie?
- Ist das Abstellen von Fahrrädern sicher und praktisch?
Worauf Sie bei der Besichtigung achten sollten
Wenn die Ankunft verwirrend ist, wird das Team dies jede Woche spüren. Ein guter Raum macht die Ankunft mühelos: klarer Eingang, intuitives Einchecken und keine unangenehmen „Wo muss ich hin?”-Momente für Gäste.
Layout des Arbeitsbereichs: Unterstützt der Raum verschiedene Arbeitsmodi?
Die meisten Teams benötigen mindestens drei Modi am selben Tag: Konzentration, Telefonate und Zusammenarbeit. Ein Coworking Space sollte diese Modi unterstützen, ohne dass die Nutzer improvisieren müssen.
Fragen, die Sie stellen sollten
- Wo sitzen ruhige Mitarbeiter und wie ist dieser Bereich geschützt?
- Wo können kurze Gespräche geführt werden, ohne andere zu stören?
- Gibt es eine klare Trennung zwischen Sozialbereichen und Konzentrationsbereichen?
- Wie voll ist der Raum an Spitzentagen (in der Regel Dienstag bis Donnerstag)?
- Gibt es spezielle Bereiche, in denen Teams an Tagen der Zusammenarbeit zusammen sitzen können?
Worauf Sie bei der Besichtigung achten sollten
Das beste Signal ist das Verhalten: Wo nehmen die Leute Anrufe entgegen und wie laut ist es im „ruhigen” Bereich? Wenn der Raum eher auf gute Manieren als auf Design setzt, bricht das oft zusammen, wenn der Raum stark frequentiert ist.
Telefonkabinen und Telefonate: Der schnellste Weg, einen Coworking Space zu ruinieren
Teams unterschätzen oft, wie viel sie telefonieren. Wenn die Telefonkabinen ständig besetzt sind, werden Telefonate in den Gemeinschaftsbereichen geführt und der gesamte Raum wird weniger nutzbar.
Fragen, die Sie stellen sollten
- Wie viele Telefonkabinen stehen pro Etage oder pro Zone zur Verfügung?
- Was passiert, wenn die Kabinen voll sind – gibt es Überlaufregeln oder zusätzliche Gesprächszonen?
- Sind die Kabinen buchbar oder werden sie nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ vergeben?
- Wie ist die Schalldämmung in den Kabinen und Besprechungsräumen?
- Gibt es Einschränkungen hinsichtlich der Gesprächsdauer oder von Videoanrufen in Gemeinschaftsbereichen?
Worauf Sie bei der Besichtigung achten sollten
Stellen Sie sich in die Nähe eines Kabinenbereichs. Wenn die Gespräche außerhalb deutlich zu hören sind, kann der Raum laut wirken, auch wenn er ruhig aussieht.
Besprechungsräume: Behandeln Sie sie wie das eigentliche Produkt
Viele Teams entscheiden sich für Coworking, weil sie Besprechungsräume für Planungssitzungen, Interviews, Workshops und hybride Anrufe benötigen. Hier treten auch häufig „versteckte Kosten” auf.
Fragen, die Sie stellen sollten
- Wie werden Besprechungsräume berechnet: inklusive Guthaben, nach Nutzung oder eine Mischung aus beidem?
- Wie sieht die Verfügbarkeit zu Spitzenzeiten aus (insbesondere zwischen 10:00 und 15:00 Uhr)?
- Gibt es genügend kleine und mittelgroße Räume (nicht nur einen großen Sitzungssaal)?
- Kann das Team wiederkehrende wöchentliche Buchungen vornehmen?
- Welche Technik ist enthalten (Bildschirm, Kameraeinrichtung, Mikrofone) und wer bietet Support bei Problemen?
Worauf Sie bei der Besichtigung achten sollten
Fragen Sie nach der Verfügbarkeit von Räumen für die nächste Woche zu den typischen Spitzenzeiten. Wenn der Kalender bereits voll ist, wird das Team schnell Probleme bekommen.
Datenschutz und Sicherheit: Was passiert mit Paketen, Gästen und Daten?
Selbst kleinere Teams benötigen oft grundlegenden Datenschutz: vertrauliche Telefonate, Interviews und den sicheren Umgang mit Geräten.
Fragen, die Sie stellen sollten
- Wie werden Gäste behandelt – Empfang, Selbst-Check-in oder Mitgliederverwaltung?
- Gibt es Schließfächer oder Aufbewahrungsmöglichkeiten für reguläre Mitglieder?
- Wie wird die Post- und Paketabwicklung gehandhabt?
- Wie lauten die Zugangsregeln (24/7, Wochenenden, Gastzugang außerhalb der Öffnungszeiten)?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es (Zugangskontrolle, Videoüberwachung in Gemeinschaftsbereichen, Gästeprotokollierung)?
Worauf Sie bei der Besichtigung achten sollten
Der Gästefluss sollte professionell und unkompliziert sein. Wenn Gäste unbeholfen herumstehen und es keinen klar definierten Wartebereich gibt, kann der Raum für Teams mit Kundenkontakt stressig sein.
Vertragsbedingungen: Flexibilität kann real oder „marketingflexibel” sein
Coworking ist in der Regel flexibler als ein Mietvertrag, aber das Kleingedruckte ist dennoch wichtig – insbesondere bei Änderungen der Mitarbeiterzahl.
Was Teams bestätigen sollten
- Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist
- Regeln für Verkleinerungen (oft strenger als bei Vergrößerungen)
- Möglichkeit, den Schreibtischtyp zu ändern (Hot Desk → fest zugewiesener Schreibtisch → privates Büro)
- Preisänderungen bei Vertragsverlängerung
- Einmalige Gebühren (Einrichtung, Kautionen, Onboarding)
Ein guter Vertrag unterstützt die Entwicklung, die das Team für die nächsten 6 bis 12 Monate erwartet.
Der „busy Tuesday”-Test: Der beste Weg, um eine falsche Entscheidung zu vermeiden
Wenn möglich, sollten Teams während einer geschäftigen Zeit eine Besichtigung machen und den realen Arbeitsalltag beobachten:
- Sind die Telefonkabinen voll belegt?
- Nehmen die Mitglieder Anrufe in den Lounges entgegen?
- Bleiben die Ruhezonen ruhig?
- Können Besprechungsräume bei Bedarf gebucht werden?
- Wirkt der Raum produktiv oder chaotisch?
Ein Raum, der unter Druck funktioniert, ist in der Regel eine sichere langfristige Wahl.
Finden Sie den richtigen Coworking Space mit Workaround
Workaround hilft Teams dabei, Coworking-Optionen anhand der Faktoren zu vergleichen, die tatsächlich für die Zufriedenheit ausschlaggebend sind: Pendelstrecke, Ausstattung der Besprechungsräume, Kapazität der Telefonkabinen, Flexibilität der Verträge und wie der Raum die tatsächlichen Arbeitsweisen unterstützt. Das Ziel ist es, weniger Besichtigungen, eine schnellere Vorauswahl und einen Arbeitsbereich zu finden, den das Team wirklich nutzen wird.